Excelでの住所録作成のコツ | ハピログ

ハピログ

ハピログ

登録 ログイン

ハピログの登録にはFacebookの認証が必要です。

ハピログはお客様が投稿したFacebookのデータを利用してフォトブックを作成するサービスです。

お客様の大切なデータを利用するため、Facebookでの認証が必要となります。ハピログがフォトブック作成・ご注文以外の目的でお客様のデータを利用することは一切ありません。

2016年12月31日

Excelでの住所録作成のコツ

エクセルは好きですか?
初めて使ってからもう20年以上。
わたしは今でもエクセルが好きです。
社会に出たときはまだまだパソコンは一般には普及していなくて、当時勤めていた会社も第3次オンラインが始まる前。ワープロ全盛期。ネット通信もまだ広がる前で、電話回線を使いファミコンで取引ができるようになったりし始めました。
パソコンを使ってみたくてわざわざ外部に習いに行き、恐る恐る触ったDOS/V。表計算ソフトはロータス1-2-3でした。
まだ8インチのフロッピーだったんですよね。(この一番左のものです!)
「パソコンだとこんなことができるのか!」と感激したのです。
floppy_disk_2009_g1
その後Excel95。
Access95とあわせて作業することが多く、今よりずっと使いにくいものでしたが、それでもとても便利でなんて画期的なんだろうと思っていました。
そんなExcelもずいぶん進化しています。ちょっとしたコツでさらに作業がしやすくなりますので、これからお伝えしていこうと思います。
Excel講座の第1回目は、入力規則編です。
なにかをリスト化する、例えばこの時期よく使う住所録。この時入力規則を使うと、作業効率がよくなり、面倒さがかなり少なくなると思います。
例えば
933-0045
富山県高岡市本丸町2-36
ハピログ株式会社
050-1521-6027
これを住所録に入力する場合。
早く終わらせたいからといきなり入力をしてはいけません。住所録や、何かをリスト化する際には、まずそのリストにするものを眺めてから
1)行の見出しを決めます
2)A列には必ずNoを追加しておきます
3)行を選択して、その列の入力規則を決めます
4)いよいよデータ入力です
  ここがポイント!ただ入力するのではなく、必ずTabキーで横に移動しながら入力し、最後にEnterキー
文字で書くと難しそうみえますが、実際はとても簡単です。
データ→データの入力規則→と選び進むとタブが4つ出てきます。一番最後の日本語入力タブから、それぞれの列にあったものを選んでおきます。
数字しか入らない行は 【オフ(英語モード)】
文字入力する行は   【ひらがな】
A列 B列   C列      D列     E列
No 郵便番号 住所     会社名    電話番号
それぞれの列に【オフ(英語モード)】か【ひらがな】を割り当てます。設定はこれだけです。
あとは、Tabキーで横に移動しながら入力して、1件入力し終わったらEnterキーを押すだけです!
%e5%85%a5%e5%8a%9b%e8%a6%8f%e5%89%87_%e3%82%aa%e3%83%95%e8%8b%b1%e8%aa%9e%e3%83%a2%e3%83%bc%e3%83%89
一見面倒そうに感じるかもしれませんが、どんな住所録でもリストでもアンケート集計でも、まず先に【データの入力規則】の設定をオススメします!これをやっておくと本当に作業が捗りますよ。
ぜひこの年末年始の住所録作成にお役立てください!